با عنایت به اقدامات صورت گرفته در خصوص راه اندازی اعزام کاروانهای زیارتی هوایی به عتبات عالیات عراق، ضرورت دارد نکات ذیل مورد توجه کلیه مدیران محترم دفاتر و شرکت های زیارتی استان قرار گیرد. در این راستا مدیرعامل محترم دفتر یا شرکت زیارتی شخصا موظف است ضمن مطالعه دقیق این دستورالعمل، کاربر و کارمند دفتر را نیز نسبت به کلیه مفاد آن آگاه نماید:

رعایت شرایط بهداشتی مربوط به بیماری کرونا:

1. لزوم تزریق دو دوز واکسن کرونا.
2. انجام تست PCR با مهلت حداکثر 72 ساعت در آزمایشگاههای مورد تأیید وزارت وزارت بهداشت.
3. همراه داشتن کارت واکسیناسیون توسط زائر.
4. تاکید بر رعایت کلیه پروتکلهای بهداشتی ابلاغی وزارت بهداشت.
5. انجام تست PCR  مربوط به پرواز برگشت زائرین در عراق انجام می گردد و هزینه آن بر عهده زائر می باشد.

1.  کارگزار مقدماتی:
   1. متقاضیان تشرف می توانند با همراه داشتن گذرنامه با مراجعه به یکی از دفاتر زیارتی محل سکونت خود اقدام به ثبت نام اولیه نمایند.
   2. افراد متقاضی می توانند گروه اعزامی خود را از بین گروههای سایر استانها نیز انتخاب نمایند.
   3. پس از انتخاب کاروان و نهائی کردن ثبت نام، لازم است نسبت به پرداخت وجه سفر به صورت اینترنتی یا چاپ فیش و مراجعه به بانک اقدام گردد.
   4. کارگزار مقدماتی می بایست زائرین را نسبت به قراداد زائر توجیه و به نیابت از شرکت مجری امضاء نماید.
   5. کارگزار مقدماتی می بایست نسبت به کنترل کارت واکسن کرونای افراد ثبت نامی و موارد مربوط به گذرنامه از قبیل صفحات گذرنامه، مهرهای ورود و خروج، بررسی وضعیت نظام وظیفه و ... اقدام نموده و همچنین ثبت اطلاعات تکمیلی ایشان در سامانه جامع عتبات اقدام و رسید ثبت نام به ایشان تحویل نماید.

      تذکر: با توجه به اینکه اطلاعات لازم برای صدور بلیط هواپیما از طریق سامانه عتبات ارسال می گردد مسئولیت ثبت صحیح اطلاعات زائر بر عهده کارگزار مقدماتی می باشد.

      با توجه به اینکه روادید در اعزام های هوایی لغو شده است، لزومی به جمع آوری گذرنامه توسط دفاتر زیارتی نیست و می بایست به زائرین تاکید گردد گذرنامه خود را در فرودگاه همراه داشته باشند.

      تبصره : متقاضیانی که از طریق سایت پیش ثبت نام نموده و یا از طریق اینترنتی راسا ثبت نام می نمایند، می بایست مدارک خود را به کارگزار عامل تحویل و ایشان ثبت اطلاعات تکمیلی و گذرنامه را انجام دهد.

1. کارگزار عامل:
   1. بعد از ثبت نام قطعی، گروه به کارگزاری که بیشترین تعداد ثبت نامی و واریز وجه را داشته تخصیص می یابد. (کارگزار عامل)
   2. کارگزار عامل وظیفه دارد مراحل مربوط به معرفی عوامل فرهنگی و اجرایی کاروان را برابر ضوابط و دستورالعمل های ابلاغی معاونت محترم امور فرهنگی بعثه مقام معظم رهبری و دفتر راهبری و نظارت بر امور کارگزاران و از طریق سامانه جامع کارگزاران انجام دهد. و عدم انجام آن به منزله تخلف بوده و موضوع برابر آئین نامه ابلاغی دفتر راهبری و نظارت بر امور کارگزاران می بایست در هیات بدوی رسیدگی به تخلفات دفاتر زیارتی رسیدگی و تصمیم گیری شود.
   3. جدول عوامل کاروان عتبات

1. کارگزار عامل موظف است نسبت به راهنمائی زائرین جهت انجام تستpcr  در فاصله 72 ساعت مانده به اعزام و کنترل نتیجه آن اقدام نماید.
2. کارگزار عامل می بایست ضمن هماهنگی با شرکت‏/دفتر مجری ارائه خدمات، آخرین اطلاعات مربوط به اعزام را به مدیر، روحانی‏/مداح و زائرین اعلام نماید.
3. کارگزار عامل می بایست مدیر کاروان را به شرح وظایف مربوطه کاملا توجیه نماید و ضمن پیش مطالعه شرح وظایف ابلاغی آمادگی کامل را داشته باشند.
4. کارگزار عامل پس از چاپ کارت شناسائی زائرین از طریق سیستم جامع عتبات و تاکید به زائرین بر همراه داشتن آن در طول سفر، کلیه مدارک از قبیل کارت شناسائی، بلیط هواپیما یا لیست مربوط به اتوبوس (در اعزامهای زمینی) و سایر اقلام مربوطه را به مدیر راهنما تحویل دهد.
5. کارگزار عامل می بایست مدیر کاروان را به رعایت کامل دستورالعمل های فرهنگی ابلاغی بعثه مقام معظم رهبری و همچنین شرح وظایف مربوطه توجیه نماید.
6. اطلاعات نمایندگان بیمه مستقر در کشور عراق و همچنین محل استقرار درمانگاه های مرکز پزشکی را در اختیار مدیر و روحانی کاروان قرار دهد.

1. نحوه اعزام:
   1. مدیر راهنما موظف است علاوه بر کنترل مدارک زائرین و اطمینان از صحت آنها، اطلاعات لازم در خصوص زمان و مکان حرکت جهت حضور در فرودگاه و یا عزیمت به مرز را از کارگزار عامل دریافت نموده و جهت برنامه ریزی زائرین به ایشان اطلاع رسانی نماید. اطلاع رسانی به موقع و مناسب که زائرین فرصت کافی برای حضور در فرودگاه یا پایانه اتوبوسرانی را داشته باشند از نکات مهم و قابل توجه مدیران محترم کاروان ها می باشد.
   2. کلیه زائرین می بایست راسا نسبت به پرداخت عوارض خروج از کشور قبل از اعزام، اقدام نمایند. ثبت کد ملی زائر در فیش پرداختی یا درگاه اینترنتی پرداخت عوارض الزامی می باشد.
   3. به زائرین یادآوری شود هزینه لازم برای انجام تست pcr در کشور عراق را همراه خود داشته باشند؛ و مدیر کاروان هماهنگی لازم برای انجام آن را شهر کربلا یا نجف با رعایت مدت زمان اعتبار آن بعمل آورد.
   4. مدیر کاروان موظف است حضور خود را در هنگام ورود به هر شهر در عراق به ستاد سازمان در آن شهر اعلام نماید.
2. شرکت‏/دفتر زیارتی مجری
   1. شرکت مجری موظف است کارگزار عامل و مدیر کاروان هر یک از گروه های اعزامی خود را کاملا از شرح خدمات مربوطه آگاه نموده و نحوه پیگیری و رفع سریع نواقص احتمالی را به مدیر راهنما اعلام و کلیه گروههای اعزامی را از حیث برنامه سفر و نحوه ارائه خدمات رصد نموده و کلیه هماهنگی های لازم را معمول نماید. همچنین می بایست مشخصات نماینده خود در عراق و نحوه تماس فوری با وی را از طریق کارگزار عامل در اختیار مدیر کاروان قرار دهد.

      توضیح: همچنین لازم است مشخصات و شماره تماس نماینده هر یک از شرکت های مجری را به این دفتر نیز اعلام فرمایید.

   2. شرکت مجری موظف است برنامه سفر و خدمات ابراز شده اعم از هتلی، نقل، تغذیه و تدارکات و .... را به طور کامل به زائرین ارائه نماید و در صورت نقص در خدمات می بایست نسبت به کسر هزینه مربوطه و عودت به زائرین اقدام نماید.
   3. هرگونه گزارش نقص در خدمات ارائه شده توسط مجری، می بایست براساس آئین نامه ابلاغی دفتر راهبری و نظارت بر امور کارگزاران در هیات بدوی رسیدگی به تخلفات دفاتر زیارتی رسیدگی و تصمیم گیری شود.
3. هزینه ثبت نام

   مبالغ مربوط به ثبت نام هر زائر بالای دو سال در کاروانهای هوائی با احتساب 9% مالیات بر ارزش افزوده، به شرح ذیل می باشد: (توضیح: زائرانی که بدون مراجعه به دفتر زیارتی و به صورت اینترنتی ثبت نام نمایند هزینه کارگزار مقدماتی تعلق نمی گیرد)

در خاتمه مجددا تاکید می نماید مدیران محترم استان ها می بایست بر عملکرد شرکت ها و دفاتر زیارتی مجری و همچنین عملکرد سایر دفاتر زیارتی که بعنوان کارگزار مقدماتی یا کارگزار عامل ایفای نقش می نمایند نظارت کامل را داشته و فرایند اعزام زائرین را دائما کنترل و رصد نمایند.